המדריך המקיף לציוד משרדי שאתם חייבים להכיר

לקראת פתיחת שנת הלימודים - המדריך המקיף לציוד משרדי שאתם חייבים להכיר

כתב לוקאל 27/08/2019
ציוד משרדי, צילום: 123rf

מנהלים משרד או עסק? אתם בוודאי מבינים את המשמעות של אספקת ציוד משרדי שוטפת במחיר זול. מדובר באחד משירותי התמיכה החשובים ביותר לכל עסק וכזה שמהווה אחוז לא מבוטל מהתקציב השוטף.

המפתיע הוא שלמרות ההיצע הרחב ומגוון האפשרויות והחידושים שנעשו בשנים האחרונות, משרדים רבים אינם מתנהלים באופן יעיל שיכול לחסוך להם זמן, להוזיל את העלויות ואף לשפר את סביבת העבודה.

קבלו את המדריך האולטימטיבי לרכישת ציוד משרדי שכל בעל עסק או משרד חייבים להכיר.

רכישה וניהול של ציוד משרדי יכולים להיות מאתגרים

השאלה המתבקשת היא מדוע מנהלים ובעלי עסקים עדיין נופלים בהחלטות פשוטות שקשורות בניהול הציוד המשרדי למרות כל ההיצע והקדמה?

יש מספר סיבות שחשוב להכיר כדי לדעת ולנטרל את הגורמים וסביר להניח שגם אתם תמצאו את עצמכם בתוך אחת מקבוצת המאפיינים הללו.

מחסור בזמן

ניהול זמן הוא אחד האתגרים שניצבים בפני כל עסק. הרצון לעשות יותר פעולות שמשפיעות באופן ישיר על ההתנהלות העסקית מול ספקים ולקוחות עשויה לגרום להזנחה של פעולות פשוטות כמו רכישה חכמה של ציוד למשרד שהרי מה כבר יקרה אם נרכוש דפים למדפסת במחיר יקר יותר בכמה שקלים..?

בפועל להחלטות הללו יש השפעה מרחיקת לכת בהתחשב בעובדה שאם נחשב את כל השקלים הבודדים הללו נגיע בסוף השנה לסכומים מפחידים שאפשר לעתים לחסוך בקלות ובאופן מידי.

הרגלים ישנים

הרגל ישן הוא עוד אחד מהחוליים בעסקים ומשרדים רבים. לדוגמה, יש לכם ספק ציוד משרדי שאתם עובדים אתו כבר עשור? מתי בפעם האחרונה בדקתם את המחירים או השירות שלו ביחס למתחרים?

אם לא עשיתם את זה לאחרונה, הגיע הזמן לעשות את זה אבל באופן חכם כפי שנסביר בהמשך.

חוסר פיקוח

גם אם סגרתם דיל מעולה ואתם חושבים שהכל מתנהל באופן הרצוי, אתם עשויים להיות מופתעים מבעיות קטנות אך מעצבנות שפוגמות בשגרת העסק.

כל מה שצריך לעשות הוא לבחון את העלויות השוטפות ואת השירות המתקבל כדי להגיע למסקנה אם אפשר לעשות את הדברים טוב יותר – משמע להוזיל עלויות ולשפר את התנאים והאמצעים שאתם מעמידים לרשות העובדים.

לרכוש ציוד משרדי באופן הנכון

כפי שהזכרנו תחילה, רכישת ציוד משרדי באופן הנכון יכולה להיות מאוד פשוטה ולאחר שתחברו נוהל עבודה, היא אפילו תהיה מהירה.

מה צריך וכמה

לפני שניגשים לאסוף הצעות מחיר ולבחון את הספקים השונים צריך להבין בראש ובראשונה מה אתם באמת צריכים וחשוב יותר – כמה.

הסיבה לכך היא ש-70 אחוזים מההוצאות נעשות עבור 30 אחוזים מהציוד המשרדי וכדי לדעת באיזה ספק לבחור עליכם להבין באילו מוצרים לשים את הדגש כך שמי שיוכל להציג מגוון רחב יותר של אותם פריטים במחיר יותר זול יהיה מן הסתם עדיף.

כמו כן חשוב לשוחח עם מי שעושה שימוש בציוד יותר מכולם (בדרך כלל מזכירות ופקידים) במטרה להבין מה חסר להם לעבודה השוטפת ועל מה אפשר לוותר אם בכלל.

בחירת הספק המתאים

יש הרבה מאוד ספקי ציוד משרדי מומלצים ואיכותיים אך לא כולם יהיו טובים עבורכם. איך זה יכול להיות? הסיבה היא שלמרבית המשרדים יש צרכים אחרים ובעוד שעסק אחד צורך כמויות אדירות של דיו ודפים להדפסה, עסק אחר יזמין כמות גבוהה של קלסרים משרדיים במידות שונות ולכן חשוב להתאים את הספק לצרכים שלכם.

מעבר לכך חשוב לבחור במי שעומד בשני התנאים הבאים:

1.     משלוח מהיר וחינמי

2.     אתר אינטרנט מתקדם שמאפשר לכם לצפות ולנהל את ההזמנות כך שבמספר לחיצות כפתור תוכלו לצפות בתשלומים, קבלות, הזמנות קודמות ורשימת ציוד מועדף להזמנה חוזרת.

הממונה על הציוד המשרדי

מינוי אחראי אחד או יותר לניהול השוטף של הציוד המשרדי הוא צעד הכרחי להבטיח שלא חסר כלום ושהמשלוחים עומדים בציפיות. באותה מידה האחראי צריך לוודא שאין בזבוזים.

את האחראי חשוב למנות מתוך צוות העובדים המנוסים שעושים את מירב השימוש בציוד ושנמצא בקשר חיובי עם שאר העובדים.

בדיקה שוטפת

אפשר לומר שמרבית העבודה הדרושה לניהול וצריכה חכמה של ציוד משרדי כבר מאחוריכם. לאחר שהשלמתם את כל השלבים ושאתם יודעים בדיוק מה אתם צריכים, בחרתם ספק מומלץ ומתאים ואפילו יש לכם עובד ממונה.

כל מה שנותר לכם לעשות על מנת ליהנות מפרי עמלכם הוא לבצע בדיקות תקופתיות כדי לראות ולוודא שההתנהלות וההוצאות עומדים בציפיות.

בנוסף, ניהול נכון ובדיקות שוטפות יעזרו לכם להמשיך ולהתייעל כך שניתן יהיה לצמצם את העלויות השוטפות ובה בעת לספק לעובדים סביבה משרדית טובה והרבה יותר תומכת במשימות היום יום.

אם תתמידו ותקדישו לכך את הזמן ותשומת הלב, תוכלו להסתפק בפגישה חודשית קצרה (30 דקות לכל היותר) אך יעילה להפליא.

משפטי סיום

בעלי עסקים ומנהלי משרדים עושים מאמצים על מנת להגדיל את הרווחיות אך לעתים מתעלמים מהזדמנויות שמונחות ממש לפניהם ורכישת הציוד המשרדי היא דוגמה קלסית לכך.

הקצו את הזמן הדרוש, בנו נהלי עבודה ברורים ותוכלו לשפר את ההתנהלות ואת הרווחיות במספר צעדים פשוטים ומהירים.

עוד ב
חשבנו שיעניין אותך גם...
ארבעה ימים של סיוט
ארבעה ימים של סיוט
קבוצת רובו-טויס
תלמידי ראשון לציון אלופי העולם ברובוטיקה
הרב דר מיכאל לייטמן
משרד ההסברה, כך תשקיעו נכון את שני מיליון הדולר במאבק האנטישמיות
צעיר נורה בחיפה
השבוע הלאומי לבטיחות בדרכים
מתנגדים נחרצות להקמת תחנת כח
S&P אישרה מחדש דירוג אשראי מושלם ilAAA לעיריית רעננה ותחזית יציבה
חשד לרצח: בת 12 נמצאה ללא רוח חיים