5 טיפים לניהול המשרד באופן יעיל

קבלו חמישה טיפים מנצחים כיצד ליצור אווירת עבודה יעילה יותר

כתב לוקאל 23/09/2019
צילום אילוסטרציה pixabay

ניהול משרדים ועסקים הם תורה שלמה ולמרות המאמץ להגיע למערכת שעובדת ביעילות מרבית, תמיד יש מה לשפר וכשמדובר במשרד או בעסק, לכל שיפור ולו הקטן ביותר יכולה להיות השפעה מרחיקת לכת על האווירה, התפוקה וכמובן על שורת הרווח הסופית.

לפניכם 5 טיפים שיכולים לשפר את התפקוד של העסק בכל ההיבטים – החל מאווירה חיובית ועד לשורת הרווח.

טיפ 1: ריהוט וציוד משרדי מתאימים

לבחירת הציוד והריהוט יש תפקיד מרכזי כמעט לאורך כל שלבי העבודה ובאפשרותם לתת את הטון לאורך כל תהליכי העבודה – החל מבריאות ועד ליעילות.

בריאות העובדים

הדבר החשוב ביותר בכל עסק הוא הבטיחות של העובדים ולבחירת הציוד המתאים יש השפעה ישירה על כך.

כיסאות אורתופדים ואביזרים שתומכים בעבודה ממושכת מול המחשב, יכולים לשפר את הנוחות של העובד וכך גם את התפוקה ומצב הרוח שלו. יתירה מזאת, ציוד ארגונומי יכול למנוע פציעות ופגיעות גוף שנגרמות כתוצאה מעבודה ממושכת בסביבה שאינה מתוכננת באופן הנכון.

יעילות מקסימלית

נתקעתם בלי דפים למדפסת, לא מוצאים את המרקר או שאולי חסר לכם מחורר גדול שיכול לחורר 20 דפים בפעם אחת ובלי מאמץ? כל המקרים הללו נפוצים במרבית העסקים והמשרדים ובדרך כלל נתפסים כמשהו מעצבן ולא יותר מזה אך בפועל מדובר בתרחישים יומיומיים שמבזבזים זמן עבודה וגורמים לעובדים שלכם לצאת מקו המחשבה.

הפתרון מאוד פשוט וכל מה שאתם צריכים לעשות הוא להכין רשימת ציוד משרדי ולנהל אותה באופן שלעולם לא יחסר דבר ושאף אחד לא יצטרך להתרוצץ ולבזבז זמן בחיפוש אחר עט.

ניתן לקבל מידע נוסף על רעיונות לניהול תקציב הציוד המשרדי בבלוג 'קרביץ'.

אווירה במשרד

אתם לא חייבים לקנות ציוד אפור ומשעמם ומעבר להיבט הבריאותי והיעילות שהוסברו, ריהוט מעוצב וציוד צבעוני יכולים להכניס הרבה עניין לסביבת העבודה וכפי שמראים מחקרים, לאווירה המתאימה יש השפעה מכרעת על היצירתיות והיעילות של העובדים.

טיפ 2: ניהול משימות

בעסק ממוצע ישנן לפחות מאות משימות חודשיות. איך תדעו שכולן מתבצעות באופן המצופה וששום דבר לא נזנח? הפתרון הוא ניהול משימות מוגדר באמצעות נוהלי עבודה ומערכות תומכות.

קיום ישיבות יעילות על בסיס תקופתי (יומי, שבועי ורבעוני) תוך הגדרת זמנים קבועה למעקב אחר ההתקדמות והגדרת סדר עדיפויות של המשימות יבטיח ששום דבר לא ישכח.

כלי מומלץ שניתן לאמץ אשר במקרים רבים ניתן לכם בחינם (אם כי באופן מוגבל), הן מערכות ה-CRM השונות לניהול משימות. תוסיפו לכך פרוצדורות עבודה מוגדרות ותקבלו מנגנון משומן ויעיל.

טיפ 3: התנהלות עם עובדים

הביטוי התנהלות הועדף על פני השימוש במילה "ניהול" מכיוון שאם אתם מעוניינים בעובדים מסורים שחושבים "מחוץ לקופסא" כדאי מאוד שתאמצו שיטת התנהלות שבה לעובד ברורות הציפיות ממנו, יש לו את כל התנאים שהוא זקוק להם לביצוע המשימה ובמקרה הצורך יש לו אל מי לפנות כשהוא זקוק לסיוע ניהולי בכיר יותר.

תוסיפו לכך את ניהול המשימות שהוזכר קודם לכן ותקבלו סביבת עבודה שמורכבת מעובדים חושבים שאינכם צריכים לנהל כמו רובוטים. באופן הזה תוכלו להפיק את המרב הן מבחינת תנאי העבודה והן מבחינת התוצר לעובד.

טיפ 4: חשבונות וגבייה

ידעתם שעסקים רווחיים רבים נקלעים לקשיים רק בגלל אופן הניהול של החשבונות וגביית הכספים שמגיעים להם מלקוחות?

מדובר בנתון מפתיע אך חשוב לזכור שלא משנה כמה אתם טובים במה שאתם עושים, אם לא תתנהלו באופן המיטבי מבחינה חשבונאית, אתם עשויים להפסיד הרבה מאוד כסף.

איך עושים את זה? עליכם להיכנס לעובי הקורה ולבדוק את פעולותיו של מנהל החשבונות. בדקו את אופן הדיווח, מקדמות, הצהרות על הוצאות וכיוצא בזה.

מעבר לכך חשוב לנהל מערך גביה מסודר שבו ידוע מה תזרים המזומנים הצפוי ובמקרה הצורך ניתן להיעזר בחברות חיצוניות שדואגות לתזכר באופן מקצועי את הלקוחות שמאחרים בתשלום.

טיפ 5: ניהול זמן

הזמן הוא אולי המשאב הכי חשוב שלכם ואם רק תבדקו, תגלו שהוא לא מנוהל באופן הכי טוב.

ניהול הזמן שלכם ושל העובדים בחברה יכול לייעל את כל התהליכים, למנוע גיוסים מיותרים ובזבוז של כסף ואפילו לשמור את כולם ממוקדים במשימות החשובות.

ישנם אינספור הדרכות שעוסקות בניהול זמן שכדאי לשקול לקחת בהם חלק.

באופן כללי, כדי לנהל את הזמן בצורה יעילה יש צורך להגדיר תפקידים באופן ברור ולספק את כל התנאים הנדרשים לעובד כדי לבצע את המשימות באופן מהיר ונוח.

עוד ב
חשבנו שיעניין אותך גם...
"גאה מאוד בהתקדמות המחקר בסיעוד"
פרויקט תמא 38/2 של היזם מותג עירוני בשד ויצמן 23 ברמת השרון
פרויקט תמ"א 38/2 חדש ברמת השרון
בנגישות וברגישות
מתווך החלומות
מתכון לאסאדו צ'ימיצ'ורי בורגר
צוות השקיפות של עיריית חדרה
פרס השקיפות הוענק לעיריית חדרה
הרב דר מיכאל לייטמן
להתחבר ללב אחד, לא לחתום ביד אחת
כמה אחוזים מהילדים מתעסקים בנייד בזמן חציית הכביש?